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在危机时沟通


一旦您做出了正确的决定让员工及其家人安全,您可能想知道如何与您的用户,客户,合作伙伴或组织成员保持联系。 Covid-19带来的特别挑战的情况留下了许多企业和组织,没有有效的方式与对其生命及其组织很重要的人沟通。

以下是我们的一些技巧,以帮助您以正确的方式发送正确的沟通,并在正确的时间内继续在未来几周内继续基本谈话。

这些建议还将帮助您为未来建立最佳实践。当然,还有更多的是要了解下面概述的每个主题。我们鼓励你 联系Cakemail团队 有关更多信息或文档。

以下是我们在危机期间发送有效的电子邮件通信的建议:

1.在危机时期的重要性:沟通和如何沟通
2.确定您的受众:针对接收者提高效率并最大限度地减少风险。
谁沟通:清楚地识别自己的重要性

5.优化:使用指标来改善通信
6.您的最后一刻清单:在击中发送之前要看什么

全心全意,我们和你在一起。我们祝愿所有的力量,勇气和慈悲在这些不确定的时期。

我们希望这一系列文章有助于指导您。不要犹豫与我们联系以获得支持。我们在这里提供帮助!

  • Cakemail团队

1.在危机时期的重要性:沟通和如何沟通

当发生重大事件时,重要的是通过共享具有正确频率的正确内容,并使用适当的色调来调整对每个独特情况的通信。 - 内容,频率,有时改变语气也很重要。

以下是一些提示:

真实
你的使命是什么?你的价值是什么?现在,比以往任何时候都更多,是时候深入沟通谁。如果您始终将自己定义为与其社区相关的公司,或者作为为其他人服务的组织而言,这是一个更大的机会,使您的使命闪耀。无论如何,重要的是保持诚实和真诚。危机可能是您公司的机会,但机会必须反映您的信仰。

暂停所有无关的活动
查看所有正在进行或计划的通信。验证计划通用广告活动,特别优惠和博客帖子仍然相关。在许多情况下,最好暂停通用广告活动,通信和促销,以避免出现与世界其他地区的断开连接。您的一些客户和合作伙伴可以持续沟通“好像发生了”。这可能使您的组织出现不负责任,同时创造噪音并干扰您的必要和相关的对话。

您的收件人需要什么
沟通关于为收件人提供重要信息的产品和服务 - 例如,您的营业时间变更或服务的可用性。这是突出与客户服务部门联系以获取支持和相关信息的方法的时间。另请确保清楚地显示您的在线菜单和递送服务选项。不幸的是,您也可能宣布您的活动完全暂停,直至进一步通知。无论您的情况如何,它是一个很好的想法,专注于最相关的信息,以确保有关您的业务或组织的信息是准确的并且一致。

在任何危机期间,与您的消息频率保持一致是很重要的。这将有助于您的客户设定期望,因此他们知道他们会在合适的时间收到正确的信息。但如果有重要的变化,尽可能快地传达它们。

发言人和语气
谁将在危机时代成为贵公司的发言人?如果您是一个小或家族企业,您的领导者成为您组织的声音可能是有意义的。如果这是您的计划,请确保您的公告由专门沟通的人制作。

保持真实。危机沟通需要以真诚的声音写成。你的语气应该是善解和温暖的。在一项重大危机期间,您沟通慈悲和社区精神至关重要。再次,保持符合您的使命和价值观。你所说的一定是诚实和真诚的!

想要通过创造有趣和娱乐的内容来减轻令人乐趣的?微妙,注意在挑战时期的适当。很多人会更敏感 - 一个笨拙的笑话可能会受到伤害或感知。这是没有时间伤害的人。

真诚和开放
您已在多年内建立了您的业务。您的客户,合作伙伴和会员认识您 - 他们熟悉您的品牌。像你一样,他们被这场危机所震撼,更脆弱。危机可以是重新定义您未来关系的关键时刻。您可以在您的社区逗留,所以您可以将其问题和评论领域。

没有生活在否认,对未来仍然有信心。在此期间,您支持客户和社区的信心和能力可以激发它们并有所作为。

2)选择您的受众:目标收件人提高效率并最大限度地减少风险。

当然,您可以使用不同的频道进行通信。如果您已经与您的受众关系密切关系,社交媒体可能有用,并且您定期发布。但是,这些文章专注于电子邮件通信 - 这是我们的专业领域。使用电子邮件,优化的消息将直接在收件人的收件箱中到达。这是最有效的方式,有效地跟进!

电子邮件通信受到不同规定的影响,具体取决于您的收件人的境地。这些法律各不相同,可以或多或少严格取决于国家。无论如何,所有电子邮件立法都基于真正的愿望减少垃圾邮件和未经请求的消息。您可以在线阅读所有国家或区域电子邮件条例。在加拿大, 赌场 指导电子邮件实践。

但基本规则非常简单:向人们发送电子邮件,您需要他们的同意。

同意是书面和日期证明,有人想要接收您的通信。例如,时事通讯订阅表单上的电子邮件地址和时间戳可以作为同意。

还有其他有效类型的同意。例如,消费者可以在购买公司购买良好或服务时给出暗示的同意。但请注意,此同意是时间限制,必须确认。

花点时间查看您的电子邮件列表,并删除您没有常规关系的客户和合作伙伴的地址。

该怎么办:

  • 删除列表上的所有地址超过两年,您没有明确的同意。除非您是一个社区或政治组织,否则您不允许向这些人发送电子邮件。无论如何,这些地址可能会导致您的问题比成功更多,因为它们将不再有效,并且可能甚至可以成为垃圾邮件陷阱。
  • 删除列表中的所有地址不到两年,您没有明确同意。向此列表中提出确认消息 - 例如,将每个收件人询问每个收件人单击链接以便接收来自您的通信的短电子邮件。这条消息对第一次没有打开电子邮件的人怨恨。
  • 检查您发送的邮件是否与您的整个列表相关。将您的列表分割成具有不同需求,地区或特征(语言)的人群的人群更有效。当然,您的列表可能不包含此信息。当您拥有的所有名称和电子邮件地址时,可以挑战您的订阅者可能会挑战!这是更新您的表单并邀请人们填写缺失字段的良机,以便您可以更好地实现未来的通信。

沟通,特别是在危机时期,与您没有任何关系的人可能会对收件人令人沮丧。验证您发送的邮件对您的受众有用。这就是你建立信任关系的方式!

谁沟通:清楚地识别自己的重要性


当我们的电子邮件框不堪重负时,重要的是,您作为一个发件人,清楚地识别自己,以便从人群中脱颖而出。我们知道的电子邮件并从我们期望收到一条消息,更有可能被看到,打开和阅读。

该怎么办:

  • 不要使用Noreply @地址!这将疏远您的收件人,他们可能想要回复和提出问题。
  • 尽量不要使用非正式信息@地址。尽可能地使用名字和姓氏,或者将建立信任债券的温暖团队地址。如果您过去使用了一个地址,请保持它,因为它更有可能被您的收件人识别!
  • 使用Company的域名发送您的邮件并进行身份验证。如果您对邮件使用第三方平台,则此域已被认证非常重要。这只是一个在您和收件人之间讲述所有服务器的问题,电子邮件实际来自您的组织。联系您的电子邮件提供商以获取所有详细信息。
  • 询问您的收件人将您的电子邮件地址添加到他们的地址簿中。这将允许邮件服务器分配您的邮件权重和可信度。
  • 尽可能多,请始终为所有邮件使用相同的电子邮件地址。更改将始终导致不信任和可能存在邮件的邮件,由您的收件人,处理您的电子邮件的服务器以及防垃圾邮件过滤器的邮件的认可和可信度。
  • 如本节所述:危机时期通信的重要性:如何沟通以及如何,您选择的发言人也可以与当前事件相关联。例如,向您的创始人发送真诚的留言将有助于观众了解公告的重要性,同时突出了他们用这么多心建立的品牌价值。

    4.保持联系:经常沟通以培养关系并增加听到的机会


    如果您每年只发送一个通信,那么您的清单很可能根本不是最新的。您冒着不记得你存在的人具有非常高的无效地址和垃圾邮件投诉的风险。想想你在收到来自前房地产经纪人或财务顾问的假日卡时,你的感受你只会遇到一次!这些投诉可以影响您发送电子邮件的能力 - 即使是想要收到您的消息的收件人。

如果您的电子邮件列表尚未使用很长时间,您将以周到的方式解决您的观众至关重要。

该怎么办:

  • 一旦您采取了所有步骤,确保您的列表的合规性和优化(请参阅:识别您的受众:针对收件人提高效率并最大限度地减少风险),请准备第一邮寄。
  • 这首邮寄应该告诉您的收件人预期什么 - 您将发送的信息类型以及他们将多久收到您的频率。在危机时期,可能难以保持某种常规。通过从政府中汲取灵感,为每天举行新闻发布会的灵感来说,例如,提到您每周发送一个邮寄或每月邮寄,具体取决于您的组织的活动水平。
  • 坚持这一承诺:通信是基于信任关系。如果发生了一个主要问题,您可以将沟通描述为“特殊”或“特殊”或“紧急”,但请记住您的收件人可能会处理其他紧急情况;尽可能多地衡量您作为邮件频率的单词。
  • 一旦危机通过,确保保持一致的邮寄时间表。您构建了一种有益和相关的关系。您可以更改频率,但请务必将此通信给您的收件人。创建一个内容日历,可帮助您策略和计划您的下一个邮件,这可能在危机之后进行全新的扭曲。我们已经想象了可能的事情,不是吗?

    5.优化:跟踪指标以改善通信


    甚至在危机时甚至更多,准备下一条消息应该从邮件统计分析开始。您的邮件平台将究竟显示已打开的内容,单击......甚至谁单击了哪个链接。这是一种非常强大的方式,可以使您的信息对您的收件人的需求和关注值进行调整!

该怎么办:

未开封的电子邮件

  • 你的第一封电子邮件没有打开?草稿并发送一些提醒留言 - 特别是如果您的第一条消息很重要。
  • 确保您的主题线是清晰明确的。人们可以确定你正在谈论的是至关重要的。
  • 确保包含一个添加附加信息的预原告。在收件人的邮箱中出现一个预选器,然后才能打开电子邮件。它可以帮助人们了解邮件包含的内容以及为什么是相关的。
  • 根据您的分段标准创建一个组,准备您的广告系列;只需选择尚未打开的电子邮件即可。
  • 草拟略有不同的标题和介绍,以测试在此细分中接近收件人的新方法。
  • 除非您绝对需要答案,否则如果收件人继续忽略您的电子邮件,则最好不要持续。它们可以在其电子邮件中根本不显示图像,因此无法跟踪他们的活动。

点击链接

  • 您可以轻松查看订阅者单击的链接。我们建议系统地检查这些指标,因为它们会给您有价值的信息。
  • 确定哪些链接已产生最兴趣。这将有助于您开发未来的内容。列出最多单击的文章并准备后续电子邮件。根据人们的兴趣创建略有不同的消息。例如:提供有关您收件人感兴趣的服务或项目的更多信息;或者开发与流行文章有关的更多内容。

准确跟踪通信的技能是电子邮件通信中的主要资产!如果它是一个正常的良好做法,在危机时期,它可以通过允许您提高人们将与您的信息互动的可能性成为您的通信战略的关键组成部分。

6.您的最后一刻清单:在击中发送之前要查找的内容


在发送沟通之前,有很多小细节要检查。到目前为止,您的留言已被您和您的团队审查,审核和批准。接下来,确保您发送测试电子邮件以确保您的内容正确显示,并且所有辅助元素都适合!

该怎么办:

  • 发送自己的测试电子邮件。您还可以将其发送给一个或两个可以验证没有错字的人。您还想了解您的电子邮件如何出现在不同的电子邮件客户端中。这可能是挑战!例如,已知Outlook以不同地显示电子邮件。如有必要,请单独测试电子邮件的文本和HTML版本。
  • 在每一轮更改后,请毫不犹豫地发送另一个测试电子邮件。这是电子邮件营销专家如何捕获错误!
  • 您的电子邮件主题是否清晰简洁?可以改善吗?
  • 您的电子邮件发件人名称是否可识别?电子邮件地址是否已被认证?它写得正确吗?检查没有错误或不需要的空格。
  • 如果使用[first_name] [last_name]合并字段,请检查字段名称是否与数据库中的信息匹配,并确保清楚地显示所有信息。
  • 您是否添加了一个允许收件人在浏览器中显示电子邮件的链接?
  • 您是否有一个线提醒订阅者为什么他们正在收到此电子邮件(“您正在收到此消息,因为您已要求保持最新......”)
  • 所有图像都显示正确吗?
  • 将鼠标移动到图像上时,是否会显示使用电子邮件阅读器的人员清除替代文本?
  • 文本与背景之间的对比是否足够易读?字体大小是否足够大,可以访问所有收件人?
  • 所有链接都有工作吗?他们指着正确的地方吗? (是的,您必须单击每个链接以确保!)
  • 所有特殊字符都显示正确吗?
  • 您的所需取消订阅链接和邮寄地址是否存在和易读?

而已!您现在可以单击提交!还在犹豫吗?您希望我们看看您的测试电子邮件吗?欢迎与我们联系。我们很高兴帮助您完美。

我们的使命是帮助组织与对他们重要的人联系。要求我们帮助我们允许我们成为我们渴望成为的东西 - 这就是为什么要做我们喜欢的有意义的工作。

评分: 5.0/ 5。从1投票。
isabel lapointe.

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