良好做法

在危机时期沟通

经过 4月8日,2020年4月8日 Aucun commentaire

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一旦您在现在将员工和家人安全地提出自己的决定,如何与您的用户,客户,合作伙伴或组织成员保持联系。不寻常的CVIV-19危机情况已经弥补了几家公司和组织在没有有效的沟通方面发现自己,以与他们需要继续交换信息的人的联系方式。

以下是我们的一些提示,帮助您有效地继续进行对话的时间。

您还可以在未来制作工具和实践。当然,这些主题中的每一个都可以更开发。我们邀请您联系我们的团队获取更多信息或文档。

以下是治疗的主题:

  1. 在危机时期沟通的重要性。沟通怎么样?
  2. 与谁沟通:针对接受者提高效率并降低风险
  3. 沟通:清楚地识别的重要性
  4. 保持联系:经常沟通以建立关系,提高所看到的机会
  5. 追踪:遵循统计信息以优化通信
  6. 简短清单:在SEND按钮上称重之前要观看的内容

随着你所有的心,我们和你在一起,我们都希望所有的力量,勇气和同情在这种麻烦的干扰。

我们希望这一系列文章能够引导您及说,毫不犹豫 与我们沟通 一只手。我们是来帮你的!

–Cakemail团队


1.危机时期沟通的重要性。
沟通和如何沟通

当发生重大事件时,重要的是要调整其与情况的沟通。内容,频率,有时是必要的,改变音调也很重要。以下是一些提示:

是真实的

你的使命是什么?你的价值是什么?现在比以往任何时候都更多,现在是时候深入沟通了你。如果您一直被定义为涉及其社区的公司,或作为其他人服务的组织,它更加有机会闪耀您的使命。无论如何,重要的是保持诚实和真诚。危机可能是您业务的机会,但这个机会必须反映你的信任。

暂停所有无相关的广告系列

查看所有当前或计划的通信。检查Generic Pubs活动,特别优惠,计划博客帖子始终是相关的。在许多情况下,您必须更好地暂停酒吧活动,通信和通用促销似乎在另一个星球上!继续做事“好像没有发生任何事情”,你的一些客户和合作伙伴可能是不好的,甚至让你看起来不负责答,除了产生噪音并伤害你的必要和相关的对话。

您的收件人需要什么

联系您收件人需要信息的产品和服务。例如:您的开放时间或服务的可用性更改。这是需要突出与客户服务联系以获取相关支持和信息的方法。另一定要清楚地显示您的在线菜单,您的送货服务选项。遗憾的是,您还可能需要宣布您的活动完全暂停,直至进一步通知。在任何情况下,目标最相关的信息都很好。信息必须精确和常量。

对您的信息频率保持一致性,养成通信的习惯也很重要,并且您的收件人期望并注意力。但如果有重要的变化:尽快通信。 

发言人和语气

在危机时期,你会成为您的业务的发言人吗?如果它是一个小企业或家族企业,大经理会说话可能是聪明的。当然,可以在另一个更专业的沟通中的帮助下写文本。但他们必须用诚意写的!

语气必须是同情和温暖的。在一个巨大的灾难中,我们必须是富有同情心和社区的精神。再次,保持符合您的使命和价值观。你有什么要说的“戒指” et soit vrai!

你想做乐趣和有趣的内容,带来一点点轻盈吗?确保掌握代码!大多数人都更敏感,一个尴尬的笑话可能是伤害或坏的看法。这不是时候击中人。

真诚和开放

这些年来,您已经建立了您的业务,您使该组织成长。您的客户,合作伙伴,成员认识您并已采用您的品牌。像你一样,他们被这种灾难叫醒了,更脆弱。危机可以是重新定义您未来关系的关键时刻。可供收到问题和评论。 

没有生活的否定,对未来保持自信。您在此期间的信心和您支持它们的能力实际上可以激励它们并对他们产生差异。


2.com造成谁:针对接收者提高效率并降低风险

当然,您可以使用不同的频道进行通信。如果与观众的关系已经非常狭窄,社交媒体可能是有用的,并且您经常发布。作为这些文章的一部分,我们将通过电子邮件讨论通信,是我们的专业领域和通过以下优化规则发送的通信将直接进入收件人盒,这是最有效的,这是最有效的,并能够有效跟踪它!

电子邮件通信根据将其发送的接收者的领土基于各种规定限制。这些法律根据国家或多或少严谨,但基于减少垃圾邮件和未经请求的通信的真正愿望。它们都在线提供。在加拿大, 加拿大法律 anti-spam (LCAP.) guide les pratiques.

但基本规则非常简单: 要向人们发送电子邮件,您必须同意.

同意书面和日期证据表明该人员希望收到您的沟通。例如,电子邮件地址和时间戳为您的时事通讯注册表。

其他类型的同意也是可能的:例如,当客户购买了良好或服务时,向公司提供了隐性同意。但是,该同意于时间限制,必须确认。

花点时间观看您的列表,并消除您不持有定期关系的客户和合作伙伴的所有地址。 

该怎么办:

  • 从您的列表中删除 所有地址累积超过两年,您没有明确的同意。除非您是一个社区或政治组织,否则您无权向这些人发送电子邮件。无论如何,这些地址可能会导致您的问题比成功更有效,而他们将不再有效,甚至可以转换为垃圾邮件。
  • 从您的列表中删除 所有地址累积不到两年,您没有明确的同意。准备通信以确认此列表,即询问每个收件人单击链接以接收来自您的通信的短消息。可以将此通讯返回第一次没有打开电子邮件的人。
  • 检查通信是否与整个列表相关。 将列表分割成具有不同需求,地理领土或语言的特征(语言)分组的内部人群更有效。 当然,您的列表可能不包含此信息。姓名和电子邮件很难知道很多!很高兴借机更新您的表格并邀请人们记录字段以更好地定位您的下一个通信。 

沟通,特别是在危机时期,与您没有介入的人可能比对收件人真正有用的人更令人沮丧。请放心,您所做的沟通对您发送的人有用。这就是你对信任关系的贡献!


3.哪个通信:清楚地识别的重要性

虽然我们的邮箱被淹没,但发件人很重要,以便显然突出显示批量的有效快速。我们知道的发件人发送的电子邮件以及我们正在等待沟通的电子邮件将迅速释放很多。

该怎么办:

  • 不要使用noreply @ nepasrepondre地址@没有什么比不希望收到收件人的回复更糟糕的是打破通信!
  • 尽量不要尽可能使用非正式信息地址,使用名字和名称,或者一个热烈的地址,人们会感受到TrustContact @的团队。如果您已在过去使用地址,请保持它,它已经可能被收件人识别!
  • 使用公司的域名发送出货量并验证它。如果您经过第三方平台为您的出货量,则确实非常非常重要地进行身份验证。这是为了向您的收件人和您之间的道路上的所有服务器指示,这份电子邮件实际上来自您的组织。 联系您的提供商以获取所有细节。
  • 请您的收件人在他们的地址簿中添加您的电子邮件地址。这将通过电子邮件服务器为您的货物提供重量和可信度。
  • 尽可能地,始终使用所有货物的相同电子邮件地址。更改将始终在您的收件人和处理电子邮件和反垃圾邮件过滤器的服务器和服务器中造成某种不信任和可能的问题。 

正如本节所述: 在危机时期沟通的重要性。沟通怎么样? 发言人的选择也可以与当前事件相关联。每个人都将包括创始人对一个想要分享他的关注的组织的传播的重要性,并突出她已经用这么多的品牌的品牌的价值观。


4.保持联系人:经常沟通以建立关系并提高他被看到的机会


如果您每年只发送一个沟通,那么您的清单很可能不再是最新的。因此,您冒着非常高的地址以及不记得您存在的垃圾邮件的投诉。 记住当您收到来自前房地产经纪人的圣诞贺卡或您只能遇到一次的财务顾问时,请记住您的感受!即使在希望收到您的消息的收件人,这些投诉可能会对您发送电子邮件的能力影响。 

如果您的电子邮件列表尚未使用长时间没有使用,您必须考虑您的受众。

该怎么办:

  • 一旦您采取了所有措施,确保您的列表的合规性和优化(请参阅: 与谁沟通:针对接受者提高效率并降低风险),准备第一个发货。
  • 第一次发货必须向您的收件人表明您将发送的内容以及您将与其进行通信的频率。在危机时期,难以保留一定的例程,但是您可以通过提及每周收货或每月发货,或者按照每月发货您组织的活动水平。
  • 保持这种承诺:通信基于可信赖的关系。在主要问题的情况下,您可以在标题中获得“特殊”或“紧急”沟通,但您说您需要记住,您的收件人可能会面对其他紧急情况,然后衡量您的话货物频率。
  • 一旦危机过去,一定要在货物上保持一定的规律性。你已经建立了一种关系,这很重要,非常积极!您可以更改频率,但清晰地向收件人传达。提前创建内容日历以帮助您思考并计划您的下一个出货量。此内容日历将能够在危机之后再次接替,而您可以计划季节性,节日或基于电子邮件的操作。我们已经在那里梦想,不是吗?

5.跟踪:按照统计信息优化通信

甚至在危机时期,您的下一条消息的准备应开始分析您的出货量统计数据。实际上,您可以确切地知道已打开的内容,单击,甚至单击。这对于您能够建立一个符合您收件人的担忧和需求的下一条消息是非常强大的!

该怎么办: 

未开封的电子邮件

你发了一封第一封电子邮件,它甚至没有打开?让自己制作一个小额邮资信息......特别是如果消息很重要,必须看到!

  • 检查您的对象是否清晰明确。人们必须能够准确地识别您在谈论的内容。
  • 确保您有一个标题(PRELAYER),可以添加其他信息。在收件人打开之前,它出现在电子邮件框中,并可以帮助他理解消息包含的内容以及相关的内容。
  • 根据您的分段标准创建组,准备您的广告系列,只需选择未打开的电子邮件
  • 建议作出标题和略有不同的介绍,以测试解决它们的新方法。
  • 除非您绝对需要答案的特殊情况,否则最好不要坚持他们仍然不打开您的电子邮件。它们可能根本不显示图像,因此不计算。 

点击链接

  • 您可以轻松查看您的订阅者单击的内容。这是您应该系统地确实做的事情,并为您提供有价值的信息。 
  • 确定已单击的链接,这引起了对开发下一个内容的真正兴趣。列出最多单独的项目并准备跟踪电子邮件。根据人们的利益,创建略有不同的消息。例如:有关对其感兴趣的服务或元素的更多信息或与他们读取的内容类似的信息。

通过电子邮件,这是通过电子邮件进行精确跟进的这种可能性是通信的主要资产!如果是正常时期的良好做法,在危机时期,它可以通过允许您确保人们已经看到您的消息成为您的沟通的主要因素。


6.简短清单:在称重发送按钮之前要观看的内容

在发送沟通之前,有一群小事要检查。当然,您的留言已被您的团队和您批准和验证。现在要发送测试电子邮件,以确保显示所有内容以及所有辅助项都适合!

该怎么办:

  • 发送测试电子邮件。你也可以’发送给一个或两个其他人来检查’il n’没有错字,并且在不同的浏览器中验证显示器有时非常困难。例如,Outlook被识别出于其他其他浏览器的不同显示配置。如果适用,请单独测试电子邮件的文本版本和HTML版本。
  • 每组修改后发送另一个测试。不要犹豫!因此发现了这么多错误!
  • 主题:标题清晰简洁吗?可以改善吗?
  • 姓名和电子邮件:l’托运人可识别吗?该地址是否已被认证?地址是否正确编写?检查一下’il n’没有错误或’espace non désirés.
  • 如果您使用合并字段[FirstOM] [名称],验证字段的名称对应于数据库信息,并验证是否清楚地显示信息。
  • 您是否添加了链接以在浏览器中显示电子邮件?
  • 您是否有一条线来提醒订阅者为什么他收到这封电子邮件(您收到此消息,因为您要求被告知......)
  • 所有图片S.’它们是否正确显示?
  • 将鼠标传递给图像时,是否有一个明确的替代文本,它会出现使用电子邮件阅读器的人员?
  • 文本与底部之间的对比是否足够重要,以便是良好的可读性?所有收件人都可以访问的字体大小吗?
  • 所有的链接工作,他们带你应该在哪里?是的!你必须点击他们每个人来确保!
  • 特殊人物S.’它们是否正确显示?
  • 您的取消订阅链接和强制邮寄地址是否存在和可读?

这里!您可以单击发送!你还是犹豫吗?你想看看你的测试电子邮件吗?不要犹豫与我们联系!我们很乐意帮助您验证一切。

我们的使命是帮助组织与对他们很重要的人互动。我们要求一只手,是让我们成为我们渴望的是对我们所相信的意义!

 

 

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作者 Isabel Lapointe

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